Phần mềm ERP được xem là một phần mềm quản lý hoạt động cũng như giải pháp cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên hiện nay nhiều người vẫn chưa biết đến phần mềm ERP là gì hay lợi ích khi sử dụng. Cùng sponsoredbynobody.com tìm hiểu qua bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé!
I. Phần mềm ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cung cấp cho bạn quyền truy cập vào dữ liệu được chia sẻ trong công ty của bạn và cho phép bạn quản lý toàn bộ hoạt động của công ty.
Cụ thể hơn, ERP có thể được hiểu là:
- R-Resource: Việc áp dụng ERP trong công ty đồng nghĩa với việc sử dụng tối đa các nguồn lực của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực. Giao tiếp chặt chẽ giữa các nhà quản lý và chuyên gia tư vấn là cần thiết khi một công ty bắt đầu triển khai hệ thống ERP.
- P-Planning: Hệ thống ERP hỗ trợ công ty lập kế hoạch và xử lý trong sản xuất và kinh doanh. Phần lập kế hoạch vạch ra hướng đi của doanh nghiệp và tính toán, dự đoán các cơ hội có thể xảy ra trong tương lai để tác động đến các hoạt động tiếp theo.
Chẳng hạn, phần mềm ERP tính toán kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng sản phẩm dựa trên năng suất, tiến độ, mức độ sẵn có của nguyên vật liệu, tránh tồn kho lớn gây ứ đọng vốn.
- E-Enterprise: Và cuối cùng là doanh nghiệp, chính là điều mà ERP muốn hướng tới. Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ hóa công việc giữa các bộ phận, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thực, tự động hóa các hoạt động của công ty và giảm thiểu các lỗi xử lý.
II. Phân loại phần mềm ERP
Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm ERP khác nhau, nhưng dựa trên nhà cung cấp có thể chia thành 2 loại là phần mềm nước ngoài và trong nước. Mỗi loại có một ưu và nhược điểm khác nhau, cụ thể:
1. Phần mềm nước ngoài
Được cung cấp bởi các nhà phát triển nước ngoài như SAP, Oracle…
Ưu điểm
- Cố vấn có kinh nghiệm.
- Ứng dụng công nghệ tiên tiến.
- Quy trình chuẩn hóa cao.
Nhược điểm:
- Chi phí rất cao.
- Tùy chỉnh không linh hoạt.
- Tương thích kém với chuẩn mực kế toán Việt Nam.
2. Phần mềm trong nước
Nó là sản phẩm của một công ty công nghệ trong nước.
Ưu điểm:
- Tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam và cập nhật nhanh chóng các quy định của chính phủ.
- Giá cả hợp lý, thích hợp kinh doanh trong nước.
- Khả năng tùy biến cao để đáp ứng mọi nhu cầu kinh doanh.
Nhược điểm:
- Tiêu chuẩn hóa ít hơn so với phần mềm của bên thứ ba.
- Khó mở rộng quy mô cho các hệ thống rất phức tạp hoặc hệ điều hành lớn.
III. Chức năng của phần mềm ERP
Một hệ thống ERP cơ bản bao gồm các phân hệ sau:
- Quản lý mua hàng (Purchase Management): Lập kế hoạch mua hàng, tạo và quản lý các yêu cầu mua hàng. Quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng/hợp đồng. Theo dõi công nợ nhà cung cấp và lập báo cáo mua hàng.
- Lập kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, hỗ trợ lập kế hoạch nguyên vật liệu.
- Kế toán Quản trị – Tài chính – Kinh tế: Kế toán Tiền mặt (quản lý dòng tiền, quỹ ngân hàng, tín dụng…); Kế toán Mua hàng; Kế toán Bán hàng; Kế toán Hàng tồn kho, Nguyên vật liệu; Kế toán Tài sản, CCDC; Kế toán Giá thành;…
- Quản lý bán hàng: Tạo và quản lý các ưu đãi, đơn đặt hàng và hợp đồng phần mềm. Quản lý đơn hàng và theo dõi tiến độ các đơn hàng/hợp đồng mua bán. Quản lý công nợ khách hàng và lập báo cáo bán hàng. Theo dõi công nợ nhà cung cấp và lập báo cáo mua hàng,….
- Quản lý tồn kho (Inventory Management): Quản lý Nhập – Xuất – Tồn kho; nhiều tiêu chí (lô, hạn sử dụng, địa điểm…), quản lý tồn kho bằng báo cáo tồn kho.
- Báo cáo quản lý: Báo cáo phân tích doanh thu hàng quý. Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh quý/năm; báo cáo kết quả bán hàng theo khách hàng…
IV. Phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?
Phần mềm ERP mang đến nhiều lợi ích nhưng khi sử dụng cũng cần tham khảo nhiều vấn đề trước khi đưa vào sử dụng, cụ thể:
- Nếu doanh nghiệp của bạn có lượng giao dịch nhiều, quy mô lớn và khó quản lý thì phần mềm ERP có thể giúp doanh nghiệp của bạn tránh được những rủi ro không đáng có.
- Các thiết bị quản lý cồng kềnh và thiếu linh hoạt trong công việc.
- Lỗi thường xảy ra khi nhập dữ liệu. Ví dụ: chênh lệch số lượng, tỷ giá hối đoái không chính xác, đơn hàng giao sai, thông tin thanh toán không chính xác, hàng tồn kho không rõ nguồn gốc hoặc số lượng quá nhiều, nhiều khách hàng phàn nàn về chất lượng dịch vụ, sản phẩm.
- Khó sử dụng các ứng dụng và công cụ quản lý riêng biệt. tốn kém nhưng không hiệu quả
- Các công ty đang tìm cách đẩy nhanh quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của họ và đạt được kết quả ngay lập tức có thể sử dụng ERP để hỗ trợ hoạt động và quản lý.
Trên đây là toàn bộ những thông tin về phần mềm ERP là gì được nhiều bạn tìm hiểu. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với các bạn khi tìm hiểu về phần mềm ERP trong quản lý doanh nghiệp. Cảm ơn đã đón đọc!
